Q. なぜ他大学や企業と共有はできないのか。
A. 昨今の個人情報の流失の多くは誤操作・誤送信となります。ファイルやフォルダの直接共有であり、
権限付けを間違えたりすると、メールよりも甚大な情報漏洩となります。そのため、セキュリティ面を重視し、制限をしております。
※運用ルールについては、理事長、学長、病院長、学部長に説明し、ご承認をいただいております。
※参考：東京商工リサーチ：https://www.tsr-net.co.jp/data/detail/1191102_1527.html
Q. クラウドサービスを利用したくない。管理者でファイルが見られるのではないか。
A. クラウドサービスを用いたファイルのやり取りは通信とファイルに暗号化が施されており、安心してご利用ください。
今後職員-教員間のファイルのやり取りが活発になる可能性もあり、アカウントがないと不便になる可能性も考えられます。
※利用する/しないに関わらず料金の一部は、各学部に学内LAN運営費負担金として負担していただいております。
A.また、管理者であってもユーザーのファイルは一切見ることができません。
管理者が追えるのは、更新履歴とログイン履歴であり、万が一の際代理ログインして確認することはできますが、
その際はユーザーに通知されます。※参考：https://help.dropbox.com/ja-jp/account-access/admin-control
Q. OneDriveがあるのに、なぜDropboxを導入したのか。
A. OneDriveは個人の共有に優れております。ファイルを共有した場合、その所有権を他人に委任することはできません。
例えば継続プロジェクトの資料をOneDriveで共有し、共有した方が退職した場合、所有権を委任することができず、
OneDrive上で共有されたすべての資料もそのまま消えてしまいます。
Dropboxは複数者との共有に優れており、所有権を委任することや、チームフォルダとして組織のフォルダが利用できたりします。
職員間、教員-職員間で個人に依存しないファイル共有を目指した結果導入にいたりました。
Q. 部署メール（共有メール）にアカウントを付与できるか。
A. メールアドレスに一人のユーザーが紐づいているため、万が一情報漏洩があった際、誰がいつやったのかが、追えなくなるまた、
パスワードを共有化し、多くの人が利用にすると、その分情報漏洩のリスクが高まるため、セキュリティの観点からできません。
Q.Dropboxの配布範囲はどのようになっているか。
A.現在全キャンパスの事務部署と教員に配布を完了としております。今後は病院部門に展開をする予定です。
病院部門は利用者も多いことが見込まれるため、需要によっては導入を見送る部署や診療科もある可能性がございます。
病院部門での利用ニーズなどをお聞かせ願えればと存じます。総合情報センターにお気軽にご意見をお寄せいただければ幸いです。
※教員とは“専任の教育職”となります。